A gestão condominial exige mais do que boa vontade, ela precisa de responsabilidade, controle e atenção aos detalhes.

Casos recentes em cidades como Porto Alegre e São Paulo revelaram desvios milionários cometidos por administradoras e imobiliárias, deixando moradores em prejuízo e síndicos em apuros.

Mas isso pode ser evitado. Com práticas simples e eficazes, como auditoria mensal, conferência de notas fiscais e escolha criteriosa da administradora, é possível blindar o caixa do condomínio contra má gestão e fraudes.

Neste guia, você vai aprender:

• Como analisar corretamente a prestação de contas
• O papel do síndico e dos conselheiros na fiscalização
• Como escolher uma administradora confiável
• Cuidados essenciais em obras e contratações
• O que observar nas empresas de terceirização de mão de obra

Se você é síndico, conselheiro ou morador engajado, este conteúdo é pra você. Vamos juntos garantir que o seu condomínio seja sinônimo de segurança, transparência e boa gestão.

ANALISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O síndico é o representante legal do condomínio, e os conselheiros, são os responsáveis por analisarem mensalmente as pastas de prestações de contas enviadas pela administradora ou imobiliária do condomínio.

A pasta normalmente é física, mas já está se colocando em prática a pasta virtual, o que facilita ainda mais a conferência por parte dos conselheiros. Nesta pasta, que obrigatoriamente deve ser enviada mensalmente pela administradora do condomínio, deverá constar os extratos bancárias (conta corrente, poupança ou aplicações), e que no extrato da conta corrente, é possível identificar diariamente, os valores que foram debitados da conta bancária, e neste valor debitado, obrigatoriamente deverá constar a Nota Fiscal do serviço realizado.

Um cuidado precisa ter, ao analisar a pasta, todo serviço obrigatoriamente precisa ser apresentado documento fiscal, ou seja, nota fiscal. Este valor de nota fiscal deverá constar no extrato bancário da conta corrente.

Quando o condomínio não consegue eleger nenhum membro para o conselho que entenda de análise financeira, é imprescindível que o condomínio contrate auditoria externa, para que mensalmente, a administradora encaminhe a pasta para a auditoria analisar, e somente após validação da empresa, enviar ao condomínio a pasta de prestação de contas finalizada. Este trabalho pode ser feito por um escritório de contabilidade especializado em auditoria.

Mas síndico, fique ligado! A auditoria fará o trabalho dela de conferência da pasta mensalmente, e vale lembrar que você, síndico, precisará ler e entender o que a auditoria possivelmente encontrará de irregularidades, para que seja avaliado caso a caso.

Lembre-se, você é o representante legal do condomínio!

Outro ponto importante, é que a empresa de auditoria não deve ser escolhida pela administradora do seu condomínio, e sim pelo síndico, tendo a validação em assembleia geral.

Muita gente entende que o condomínio contratar uma auditoria mensal, é para conferir desvios de verbas, mas não é verdade, é mito! Muito pelo contrário, ter uma auditoria mensal, uma empresa confiável no mercado, e levar para o síndico, conselheiros e moradores, a segurança de que o seu dinheiro está sendo preservado.

Em sua maioria, os desvios das verbas durante a gestão de um condomínio pode ser identificado durante a conferência da pasta mensal de prestação de contas, e é por isso, que os conselheiros eleitos em assembleia, deverão estar disponíveis ao menos uma vez por mês para a conferência das notas fiscais VS extratos bancários.

COMO ESCOLHER A ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS

Antes de escolher a administradora para fazer a gestão do seu condomínio, é de suma importância que todos os pontos relacionados abaixo, sejam pesquisados:

• Fazer orçamento com 03 empresas conhecidas no mercado. Se o Estado tiver sindicato patronal, fazer consulta diretamente no sindicato, que é um caminho seguro para indicação de administradoras.
• Ler a minuta do contrato e solicitar ao setor jurídico do condomínio para analisar todo o contrato.
• Conhecer a sede da administradora e os sócios.
• Verificar qual é o capital social da administradora, para caso de prejuízos ela tenha condições de arcar com os custos.
• Quantos anos de mercado tem a administradora.
• Identificar se a administradora tem o seu registro no CRA.
• Ligar para pelo menos 03 clientes atuais da administradora.

OBRAS

Toda obra precisa ser aprovada em assembleia, para que seja definida o tipo de obra e os recursos financeiros para realização da obra.

As obras de grandes volumes, como fachada externa, calçadas, obra estrutural, pintura e construções novas, é importante que seja contratado um engenheiro civil para realizar uma planilha quantitativa da obra, para que em seguida, sejam realizados os três orçamentos. Este engenheiro, também deve ser contratado para acompanhar a execução da obra e cumprimento do contrato por parte da contratada.

Após a escolha da empresa que fará a obra no condomínio, o síndico deverá providenciar:

• Enviar o contrato de prestação de serviços para o corpo jurídico validar.
• Exigir em contrato que todos os funcionários que forem trabalhar no condomínio sejam registrados e tenham o seguro de vida individual.
• A administradora deverá ficar atenta a retenção dos impostos em nota fiscal, para que seja repassado aos órgãos competentes os impostos retidos.
• Mensalmente, solicitar a empresa contratada para enviar o extrato da folha de pagamento dos funcionários que estarão trabalhando no condomínio, como também os encargos pagos.
• Efetuar os pagamentos mediante nota fiscal e por medição, conforme o andamento da obra.
• Antes de realizar o último pagamento da obra, o síndico deverá solicitar a administradora que envie uma circular para todos os moradores, para identificar se ocorreu algum dano a unidade durante a obra no condomínio, para que tendo problemas, seja solucionado pela contratada antes de finalizar o pagamento da obra.

EMPRESAS DE TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA: Portaria, Limpeza e outros

O condomínio por muitas vezes, opta por contratar uma empresa de terceirização de mão de obra de portaria e limpeza, por questões práticas no dia a dia da gestão condominial. Afinal, gerir funcionários não é para qualquer pessoa!

No entanto, essa contratação precisa ser feita com cautela, como também, a administradora do condomínio deverá fazer a conferência mensalmente da nota fiscal e encargos.

Deve ser observado, antes de efetivar o pagamento mensal da nota fiscal:

• Solicitar o extrato mensal da folha de pagamento. Nesta folha, deverá constar o nome de todos os colaboradores que atuam no condomínio
• GFIP contendo o nome de todos os colaboradores que atuam no condomínio
• Solicitar a apólice de seguro de vida dos funcionários
• Solicitar o comprovante de pagamento do vale transporte e vale alimentação
• Solicitar a guia e comprovante de pagamento do FGTS e INSS
• A nota fiscal deverá constar a retenção de 11% referente ao INSS, conforme lei federal 8.212/1991 e normativa da receita federal.